Digitalisering af årsrapporter - en første konsekvens
Anvendelse af Regnskab Basis fra Erhvervsstyrelsen

En af de afledte virkninger af digitalisering skal gerne være, at kvaliteten af data øges. En anden er, at det giver bedre mulighed for kontrol af overholdelse af de regler, der gælder – herunder på regnskabsområdet.

Erhvervsstyrelsen har en kontrolforpligtelse i forhold til de årsrapporter, der bliver indberettet til dem. Digitaliseringen af indsendelsen giver Styrelsen stærkt forbedrede muligheder for at kontrollere om formalia bliver overholdt.

Ifølge årsregnskabslovens §138 er det den godkendte årsrapport, der skal indsendes og offentliggøres. Erhvervsstyrelsen har udviklet en løsning til indberetning af årsrapporter kaldet Regnskab 2.0 Basis, der findes på virk.dk. Såfremt denne løsning anvendes til indberetning, bliver den årsrapport der offentliggøres helt automatisk den årsrapport, løsningen danner i pdf-format. Det har som logisk konsekvens at det så også er den årsrapport, der skal udskrives og godkendes på generalforsamlingen.

Hvis Regnskab Basis anvendes, er der en helt specifik arbejdsgang, der skal overholdes:

  1. Årsrapporten indtastes og dannes i Regnskab Basis på virk.dk.
  2. Årsrapporten udskrives som PDF-version fra Regnskab Basis.
  3. Ledelsen godkender og underskriver årsrapporten udskrevet fra Regnskab Basis.
  4. Revisor underskriver erklæringen i årsrapporten udskrevet fra Regnskab Basis.
  5. Generalforsamlingen godkender årsrapporten udskrevet fra Regnskab Basis, der efterfølgende underskrives af dirigenten.
  6. Du går efterfølgende ind på Regnskab Basis igen og sikrer, at underskriftsdatoer og navne er identiske med den underskrevne version af årsrapporten.
  7. Du indberetter den endelige generalforsamlingsgodkendte årsrapport i Regnskab Basis.

Såfremt denne ikke overholdes, kan virksomheden ifalde ansvar (det er jo et ledelsesansvar at indsende årsrapporten). Indberetter revisor årsrapporten og der er fejl i indberetningen, der fører til et ledelsesansvar, må resultatet af konsekvenserne blive en sag mellem ledelsen og revisor. Konsekvenserne kan være, at årsrapporten skal revideres i en periode, hvor fravalg af revision er en mulighed eller i grovere tilfælde bødeforlæg til ledelsen. Indberettes årsrapporten af kunden, kan revisor ikke gøres ansvarlig for fejl i indberetningen. Dog kan kunden måske, som følge af oplevelse af mangelfuld rådgivning, ønske at skifte revisor.

Det er i bestemte situationer nemt for Erhvervsstyrelsen at konstatere, at det under ingen omstændigheder kan være årsrapporten fra Regnskab Basis, der er godkendt på generalforsamlingen. Det er når indtastningen i Regnskab Basis er påbegyndt efter datoen for generalforsamlingen.

Regnskab Basis kan altså ikke anvendes til at indberette årsrapporter, der er dannet af andre systemer eller skrevet fra bunden af i tekstbehandling, med mindre regnskabet klippes/klistres i Regnskab Basis forinden det godkendes af ledelsen, revisor og generalforsamlingen.

Per Skalshøi
Partner│Økonomichef│HD-R