Realiser målene
Effektivisering af revisionsvirksomheden

Artiklen er skrevet af registreret revisor Bjarne Aalbæk fra Faglig Afdeling a/s. FagligAfdeling.dk leverer gratis nyheder til revisionsbranchen inden for regnskab, revision, kvalitetsstyring, erklæringer og revisorlovgivningen.

Klare mål
Som indehaver af Actis Revisorer A/S har jeg sammen med min direktion sat nogle klare mål for virksomheden. Vækst i form af en stor omsætningsfremgang med dertil hørende aktivitetsniveau og medarbejdertilgang er et af målene for Actis Revisorer. Desuden skal medarbejderne begejstre sig om kunderne og deres job, og bundlinjen må ikke blive dårlig. Endelig har vi formuleret en klar CSR profil, der også omfatter bidrag til uddannelsen af nye revisorer.

Og så driver jeg desuden fagligafdeling.dk og faktakurser.dk, hvor vi forfølger de samme mål.

Begrænset tid
Det er tre selvstædige aktieselskaber, hvor et kig på regnskaberne og hjemmesiderne overbeviser om, at vi realiserer vores mål. Men hvordan når man målene for sin revisionsvirksomhed samtidig med, at man driver to andre virksomheder?

Dette kan kun lade sig gøre ved at ansætte de rigtige folk i form af direktører i henholdsvis Actis Revisorer og faktakurser.dk således, at jeg selv kan koncentrere mig om Faglig Afdeling A/S.Jeg har sat mig selv uden for daglig indflydelse i revisionsvirksomheden Actis Revisorer A/S. Men den ansatte direktør og de ansatte gør det også godt - faktisk bedre, eftersom de ikke har haft alt for travlt i juni 2013, ligesom underdækninger er elimineret i sæsonen 2013. Til gengæld er de ikke særligt IT-kyndige. Der er med andre ord brug for at automatisere en række ting, for at det fungerer.

IT bliver brugt omfattende
En stor del af overskudstiden kommer fra den rigtige IT.Kunderne køber ydelser som bogføring, efterposteringer, regnskab, XBRL indberetninger og revision mv. Hos Actis Revisorer foregår det hele på IT Revisor.

Bogføringen sker i kassekladden, nogle med udenlandsk valuta som omformes til DKK. De fleste kunder er dog ganske almindelige danske virksomheder. Den ansatte direktør tænker forretning, og tilbyder én af kunderne yderligere bogholderi, og kan se en god forretningsidé i det, da revisorsystemet også kan klare denne opgave.

Efterposteringer sker i sin egen periode, og kan skilles ud fra de andre posteringer. Det betyder, at de kan sendes til kunderne hurtigt og nemt. Regnskab genereres i IT Revisor rapportgeneratoren. Et regnskab er ikke uden problemer, men regnskabsgeneratoren er alligevel det hurtigste værktøj, der er. Der skal noget til at vende underdækningerne. Regnskaberne bliver sendt ind i XBRL format for kunderne, og det sker også fra IT Revisor.
Revision, udvidet gennemgang, review og assistance sker i opgavestyringen i IT Revisor. Det er hurtigt og effektivt, fordi det hænger sammen med bogføringen.

Computeren afgørende
I Actis Revisorer A/S sker alt på computeren. Også kundernes papir er scannet ind, så der ikke eksisterer et stykke papir i revisionsfirmaet ud over kunders bilag. Alle revisionsbeviser, kopier af bilag, regnskaber, protokoller osv. opbevares elektronisk, og det skal IT løsningen i revisionsvirksomheden understøtte.
Hvis computeren ikke kører en formiddag, kan de ansatte ikke lave noget, og der sættes penge til. Det er med andre ord afgørende, at computeren virker. Ligesom de ansatte lidt populært sagt er det største aktiv, er computeren det primære hjælperedskab.

Serveren
De første par år af virksomhedens levetid gik med egen server. Man kunne selvfølgelig arbejde, men også logge ind hjemmefra osv. Uanset om det er indehaveren selv eller en ekstern konsulent, der vedligeholder serveren, koster det penge. Derfor bør indehaveren spørge sig selv, om man kan tjene de samme penge og flere til, hvis andre vedligeholder IT for én.
Der gik et par år, før dette gik op for mig. I Actis Revisorer A/S forekom det gratis at vedligeholde sig egen server, men det viste sig i virkeligheden at være tidskrævende og dyrt. De udgifter der er forbundet med at lade andre vedligeholde serveren, kan sagtens tjenes ind.

ReviSky gav den frihed
I 2012 købte virksomheden ReviSky, og dét vedligeholdes af nogle andre. Udover at det er økonomisk effektivt, giver det også glæde ikke at skulle vedligeholde serveren på kontoret. Men det er selvfølgelig ikke uden udfordringer: Enten skal der installereres printerdriver på hver maskine. Eller også skal revisionsvirksomheden stadig have en slags server.
64 bit / 32 bit er stadig en udfordring, hvis man ikke har tænkt sig om, og har installeret samme software på alle lokalmaskiner. Man slipper således ikke helt for at tænke sig om og gøre tingene ensartet.
Løsningen med elektroniske dokumenter virker stadig. Scanning på kontoret foregår direkte ind i ReviSky. Det har selvfølgelig taget lidt tid, og kostet noget i opstarten, men det er dét værd.

Med ReviSky er der adgang fra kontoret via et særligt link. Man ryger direkte igennem. Udefra, fra kunder og hjemmet, er der også adgang. Det foregår med en meddelelse på mobilen, så det er ret smertefrit at logge på. Og der er adgang til alt via ReviSky.

Skatteberegningen
I Actis valgte man at skifte til Revisoft skatteprogram mv.
Revisoft indgår i ReviSky. Det var ikke uden udfordringer at skifte, og det kostede en del opkald til firmaet bag Revisoft. Dog ved man, at det kun er en overgangsperiode, og det stopper igen.
En del af omkostningen til ReviSky dækkes af besparelsen på tidligere skatteberegning.

Actis krav
Actis Revisorer havde nogle ønsker til ReviSky, som ikke var der til at starte med. Pga. mailsystemet kunne man ikke bruge Google Chrome som browser. Men også det blev der fundet en løsning på.  Selvom det ikke var problemfrit for Focus IT og IT Company, blev det gjort. Actis oplevede, at det krævede noget arbejde, men det kom til at virke.

Giv dig selv lov til at turde
Det kræver mod at realisere sine mål. At lade ansatte overtage styringen af firmaet, kræver mod, men de rette folk kan være bedre til det, end indehaver selv.
Det kræver også mod at lade IT folk overtage ansvaret for den software og IT drift, der understøtter revisoropgaver som skat, moms, regnskab, revision osv.  Men også her gør de rette folk hele forskellen.  
I Actis' tilfælde har det vist sig at være en god forretning at anskaffe ReviSky.