|
Realiser målene
Effektivisering af revisionsvirksomheden
Artiklen er skrevet af
registreret revisor Bjarne Aalbæk fra Faglig Afdeling a/s.
FagligAfdeling.dk leverer gratis nyheder til revisionsbranchen
inden for regnskab, revision, kvalitetsstyring, erklæringer og
revisorlovgivningen.
Klare mål
Som indehaver af Actis Revisorer A/S har jeg sammen med
min direktion sat nogle klare mål for virksomheden. Vækst i form af
en stor omsætningsfremgang med dertil hørende aktivitetsniveau og
medarbejdertilgang er et af målene for Actis Revisorer. Desuden
skal medarbejderne begejstre sig om kunderne og deres job, og
bundlinjen må ikke blive dårlig. Endelig har vi formuleret en klar
CSR profil, der også omfatter bidrag til uddannelsen af nye
revisorer.
Og så driver jeg desuden fagligafdeling.dk og faktakurser.dk,
hvor vi forfølger de samme mål.
Begrænset tid
Det er tre selvstædige aktieselskaber, hvor et kig på
regnskaberne og hjemmesiderne overbeviser om, at vi realiserer
vores mål. Men hvordan når man målene for sin revisionsvirksomhed
samtidig med, at man driver to andre virksomheder?
Dette kan kun lade sig gøre ved at ansætte de rigtige folk i
form af direktører i henholdsvis Actis Revisorer og faktakurser.dk
således, at jeg selv kan koncentrere mig om Faglig Afdeling A/S.Jeg
har sat mig selv uden for daglig indflydelse i
revisionsvirksomheden Actis Revisorer A/S. Men den ansatte direktør
og de ansatte gør det også godt - faktisk bedre, eftersom de ikke
har haft alt for travlt i juni 2013, ligesom underdækninger er
elimineret i sæsonen 2013. Til gengæld er de ikke særligt
IT-kyndige. Der er med andre ord brug for at automatisere en række
ting, for at det fungerer.
IT bliver brugt
omfattende
En stor del af overskudstiden kommer fra den rigtige
IT.Kunderne køber ydelser som bogføring, efterposteringer,
regnskab, XBRL indberetninger og revision mv. Hos Actis Revisorer
foregår det hele på IT Revisor.
Bogføringen sker i kassekladden, nogle med udenlandsk valuta som
omformes til DKK. De fleste kunder er dog ganske almindelige danske
virksomheder. Den ansatte direktør tænker forretning, og tilbyder
én af kunderne yderligere bogholderi, og kan se en god
forretningsidé i det, da revisorsystemet også kan klare denne
opgave.
Efterposteringer sker i sin egen periode, og kan skilles ud fra
de andre posteringer. Det betyder, at de kan sendes til kunderne
hurtigt og nemt. Regnskab genereres i IT Revisor
rapportgeneratoren. Et regnskab er ikke uden problemer, men
regnskabsgeneratoren er alligevel det hurtigste værktøj, der er.
Der skal noget til at vende underdækningerne. Regnskaberne bliver
sendt ind i XBRL format for kunderne, og det sker også fra IT
Revisor.
Revision, udvidet gennemgang, review og assistance sker i
opgavestyringen i IT Revisor. Det er hurtigt og effektivt, fordi
det hænger sammen med bogføringen.
Computeren afgørende
I Actis Revisorer A/S sker alt på computeren. Også
kundernes papir er scannet ind, så der ikke eksisterer et stykke
papir i revisionsfirmaet ud over kunders bilag. Alle
revisionsbeviser, kopier af bilag, regnskaber, protokoller osv.
opbevares elektronisk, og det skal IT løsningen i
revisionsvirksomheden understøtte.
Hvis computeren ikke kører en formiddag, kan de ansatte ikke lave
noget, og der sættes penge til. Det er med andre ord afgørende, at
computeren virker. Ligesom de ansatte lidt populært sagt er det
største aktiv, er computeren det primære hjælperedskab.
Serveren
De første par år af virksomhedens levetid gik med egen
server. Man kunne selvfølgelig arbejde, men også logge ind
hjemmefra osv. Uanset om det er indehaveren selv eller en ekstern
konsulent, der vedligeholder serveren, koster det penge. Derfor bør
indehaveren spørge sig selv, om man kan tjene de samme penge og
flere til, hvis andre vedligeholder IT for én.
Der gik et par år, før dette gik op for mig. I Actis Revisorer A/S
forekom det gratis at vedligeholde sig egen server, men det viste
sig i virkeligheden at være tidskrævende og dyrt. De udgifter der
er forbundet med at lade andre vedligeholde serveren, kan sagtens
tjenes ind.
ReviSky gav den
frihed
I 2012 købte virksomheden ReviSky, og dét vedligeholdes af
nogle andre. Udover at det er økonomisk effektivt, giver det også
glæde ikke at skulle vedligeholde serveren på kontoret. Men det er
selvfølgelig ikke uden udfordringer: Enten skal der installereres
printerdriver på hver maskine. Eller også skal
revisionsvirksomheden stadig have en slags server.
64 bit / 32 bit er stadig en udfordring, hvis man ikke har tænkt
sig om, og har installeret samme software på alle lokalmaskiner.
Man slipper således ikke helt for at tænke sig om og gøre tingene
ensartet.
Løsningen med elektroniske dokumenter virker stadig. Scanning på
kontoret foregår direkte ind i ReviSky. Det har selvfølgelig taget
lidt tid, og kostet noget i opstarten, men det er dét værd.
Med ReviSky er der adgang fra kontoret via et særligt link. Man
ryger direkte igennem. Udefra, fra kunder og hjemmet, er der også
adgang. Det foregår med en meddelelse på mobilen, så det er ret
smertefrit at logge på. Og der er adgang til alt via ReviSky.
Skatteberegningen
I Actis valgte man at skifte til Revisoft skatteprogram
mv.
Revisoft indgår i ReviSky. Det var ikke uden udfordringer at
skifte, og det kostede en del opkald til firmaet bag Revisoft. Dog
ved man, at det kun er en overgangsperiode, og det stopper
igen.
En del af omkostningen til ReviSky dækkes af besparelsen på
tidligere skatteberegning.
Actis krav
Actis Revisorer havde nogle ønsker til ReviSky, som ikke
var der til at starte med. Pga. mailsystemet kunne man ikke bruge
Google Chrome som browser. Men også det blev der fundet en løsning
på. Selvom det ikke var problemfrit for Focus IT og IT
Company, blev det gjort. Actis oplevede, at det krævede noget
arbejde, men det kom til at virke.
Giv dig selv lov til at
turde
Det kræver mod at realisere sine mål. At lade ansatte overtage
styringen af firmaet, kræver mod, men de rette folk kan være bedre
til det, end indehaver selv.
Det kræver også mod at lade IT folk overtage ansvaret for den
software og IT drift, der understøtter revisoropgaver som skat,
moms, regnskab, revision osv. Men også her gør de rette folk
hele forskellen.
I Actis' tilfælde har det vist sig at være en god forretning at
anskaffe ReviSky.
|