I virksomheder, der er underlagt kvalitetskontrol - som for eksempel revisorer, er det oven i købet et område, der skal formaliseres i den interne kvalitetsbeskrivelse. Det kan helt klart anbefales, at du indfører enkle og klare firmapolitikker samt udarbejder beskrivelser af særligt følsomme områder.

Firmapolitikker for

- anvendelse af internettet
Internettet er en fantastisk kilde til information og nyheder. Det er dog også således, at der findes meget tidsrøvende og til tider direkte skadeligt materiale på nettet. Derfor kan der være fornuft i at have politikker for, hvorledes det anvendes.

- anvendelse af e-mail
E-mail har gjort verden mindre og er et godt og effektivt kommunikationsmiddel. Ikke desto mindre er der meget fornuft i at have en politik for medarbejdernes anvendelse af mediet, hvilket jo også kan ses på de arbejdsretslige sager, der har været gennem årene.

- situationer, hvor software/hardware fejler
Enhver fejlmeddelelse fra din software eller hardware er en indikation af, at der er noget galt. I nogle tilfælde, kan du fortsætte med at arbejde ved at ignorere fejlen uden nogen synlige problemer. Det kan selvfølgelig være, at der var tale om et engangstilfælde, men vi oplever fra tid til anden, at vores hotline bliver kontaktet vedrørende et problem og at de, når de spørger til, hvad der er sket inden fejlen opstod, så får at vide at der er kommet en fejlmeddelelse, som de har trykket 'ignorer' til, for det plejer de at gøre. Hvis det nuværende problem kunne have været undgået, havde du måske ligefrem sparet tid?

- antivirus/sikkerhed
Klar politik for anvendelse af antivirusprogrammer, firewall og opdateringer af styresystemer m.m. på den enkelte arbejdsstation.

Beskrivelse af

- backup rutiner
Der er ingen, der håber nogensinde at få brug for deres backup, men det er helt sikkert, at hvis du ikke har taget den eller at den ikke kan indlæses igen, så skal du bruge den.
En beskrivelse af backup rutiner skal som minimum indeholde:
• Hvordan tages backup?
• Beskrivelse af backup-cyklus.
• Hvem tager backup?
• Hvordan kontrolleres at backuppen er læsbar?
• Hvem kontrollerer at backuppen er læsbar?
Sidst men ikke mindst: Det hjælper ikke noget at have en rutine, hvis den ikke følges!

- opdatering af produktionssoftware (IT Revisor, skatteberegningsprogrammer med videre)
Opdateringer til software indeholder to væsentlige ting: Korrektioner af kendte fejl og nye funktioner. Udover at kontrakten vedrørende IT Revisor fastsætter, at du kun har ret til hotline på 'gamle' versioner i 30 dage efter at der er kommet en opdatering, så er det indlysende, at der ingen grund er til, at du skal finde det samme problem, som andre allerede har fundet.
Opdateringer til IT Revisor findes i kundeområdet her på Focus ITs hjemmeside. Du har i kundeområdet også mulighed for at tilmelde dig en advisering om nye opdateringer, således at du får en mail, når der er nyt.

Det er væsentligt, at regler ikke indføres for reglernes egen skyld. Formålet med politikker og beskrivelser af essentielle rutiner på området er til hver en tid at skabe en mere sikker og problemfri anvendelse af IT i virksomheden. Derfor er det også væsentligt, at der er fuld forståelse for og accept af dem i virksomheden.